Muallimin Online,
Dari suksesnya penyelenggaraan Olimpiade Nahwu Shorof (ONS) dan Lomba Baca Kitab khusus putri Se-Jawa Bali tahun 2019 Madrasah Muallimin Muallimat 6 Tahun Bahrul Ulum Tambakberas, pada Jumat-Kamis (01-02/08), tidak terlepas dari cekatannya tangan-tangan kreatif siswi-siswi Muallimat, yang menjadi pelaksananya.

Sejak dari pembuatan proposal yang diajukan ke Madrasah oleh Organisasi Siswa Putri Madrasah Muallimin Muallimat; menyusun dan rekruitmen panitia; melakukan diseminasi informasi tentang ONS dan Lomba Baca Kitab; menghubungi dan negosiasi dengan berbagai pihak, termasuk dengan peserta, juri dan perumus naskah soal; penyiapan akomodasi, dekorasi, konsumsi, protokoler/penataan acara dan, pernik-pernik lainnya, semuanya dilakukan oleh siswi-siswi Muallimat, yang sebagian besar saat ini sudah kelas 5.

Dalam melihat (analyzing) kinerja panitia, yang seakan tidak ada henti-hentinya sejak kurang lebih 3 (tiga) bulan yang lalu; agar bisa menjadi pelajaran bagi semua yang terlibat dalam kepanitiaan, dan bisa menjadi bahan pelajaran bagi kepanitiaan event organizing setelahnya, maka bisa diurai dari rumusan: Bagaimana perencanaan dibuat? Bagaimana proses pelaksanaan dilakukan? Bagaimana kendali atas keputusan-keputusan dilakukan? Dan pelajaran penting apa yang bisa dipetik?

Pertama, proses perencanaan dilakukan, setelah pengurus Organisasi Siswa Madrasah Mualimin Muallimat Putri mendapat kepastian dari Madrasah untuk menyelenggarakan Olimpiade Nahwu Shorof dan Lomba Baca Kitab. Perencanaan terutama dalam hal tujuan penyelenggaraan, waktu dan tempat penyelenggaraan, peserta, juri dan budget kegiatan (event). Setelah mendapat lampu hijau dari pimpinan Madrasah, secara mandiri pengurus Organisasi Siswa mengadakan pertemuan perencanaan beberapa kali, terutama dalam menyusun agenda langkah-langkah yang harus dijalankan. 

Semua proses perencanaan ini dilalui dengan mudah, kecuali ketika membuat rencana keuangan (budget). Hal ini karena rencana budget harus dikonsultasikan ke Pimpinan Madrasah. Karena merasa kurang percaya diri, panitia bahkan bersepakat untuk menambah prediksi kekuarangan dana dengan iuran. Tentu rencana iuran ini tidak disetujui oleh Pimpinan Madrasah, karena siswa siswi Muallimin Muallimat sudah melakukan iuran tahunan Dana Kesejahteraan Siswa (DKS). Dari sinilah semua pembiayaan kegiatan siswa bersumber. 

Dari Proses pelaksanaan, bisa dilihat dari beberapa sisi. Pertama, dari sisi kekompakan. Dari sisi ini, kepanitiaan ONS ini bisa dilihat sangat mengagumkan. Kekompakan sebagai salah satu prasyarat suksesnya event yang ditopang oleh kelompok terlihat diantara mereka, terutama di panitia inti. Meskipun terkadang masih ada sedikit salah paham dalam membuat keputusan, tetapi overall dari sisi kekompakan panitia pelakasana terlihat cukup baik. Kekompakan di kepanitiaan ini terbawa dari kebersamaan yang telah dijalani dalam kehidupan sehari-hari, dimana mereka setiap hari hidup secara bersama dalam beberapa tahun.

Kedua, kepercayaan diri. Event ONS dan Lomba Baca Kitab ini mungkin bukan event pertama yang diorganisir oleh siswi yang terlibat dalam kepanitiaan. Namun dari sisi cakupan wilayah event, se-Jawa Bali, mungkin ini adalah event pertama yang diorganisir oleh siswi Muallimat yang terlibat dalam kepanitiaan.

Karena itu, butuh kepercayaan diri yang tinggi dalam menyelenggarakan event yang, cakupan domisili pesertanya sangat luas. Dari sisi ini, panitia terlihat naik turun. Karena itu, mereka butuh penopang yang mampu meningkatkan kepercayaan dirinya, dengan selalu menyapaikan bahwa, "kalian mampu", "kita mampu" menyelenggarakan ini. Terus jalan sesuai rencana. The show must go on. Yang paling penting, semua sudah terencana dengan baik. Rencana itu yang dipegang, dan terus dijalankan, dengan sejauh mungkin menghindari memutus rencana dengan membuat keputusan di luar rencana. Boleh mengubah secara taktis, jika perubahan itu menopang rencana yang telah dibuat. Tidak boleh secara serampangan mengubah rencana yang startegis, yang sudah dibuat sejak awal. 

Ketiga, koordinasi dan komando pelaksanaan lapangan. Koordinasi antar seksi/bidang berjalan cukup baik. Disamping masing-masing seksi sudah memahami tugasnya, di antara mereka juga bisa saling membantu. Tidak hanya mementingkan tugasnya sendiri. Meskipun masih ada yang bersifat hanya untuk seksinya sendiri, tapi kemudian bisa di atasi dengan baik. Koordinasi yang baik ini, menjelang hari pelaksanaan, ditopang dengan keputusan 'semua panitia harus satu komando', dan disepakati komando utama adalah ketua panitia. Tidak boleh ada dua keputusan yang dibuat untuk satu masalah.

Keempat, tetap tenang dan tidak cepat panik. Meskipun ada kepanikan yang terlihat saat sesi pembukaan. Karena ada satu agenda yang luput dari yang direncanakan. Namun kepanikan tersebut segera disadari dan harus kembali tenang. Karena itu, situasi segera bisa dikendalikan. Harus tetap tenang. Sekali lagi the show must go on. No panic! Karena dengan kepanikan, situasi sulit dikendalikan. Dari sini, panitia bisa tarik nafas. Menahan emosi san mengendalikan situasi secara bersama. Rupanya dengan seperti itu, situasi lumayan bisa dikendalikan dan semua berjalan sesuai rencana.

Kelima, kinerja panitia adalah service. Pelayanan. Karena itu, sejak awal ditekankan dalam rapat-rapat koordinasi bahwa, tugas dan fungsi utama panitia adalah melakukan pelayanan. Melayani peserta, official dan juri. Jika diurai secara sturukrural: ketua melayani koordintor seksi; koordinator seksi melayani anggotanya dan; anggota seksi melayani peserta, official dan juri. Namun uraian struktural ini tentu tidak berjalan secara kaku. Bisa dijalankan secara flekaibel. Yang terpenting, sekali lagi tugas pokok panitia adalah melayani.

Dari proses panjang penyelenggaraan event ini bisa ditarik pelajaran (lesson learned) bahwa, (1) dalam menyelanggarakan event, baik kecil atau besar, harus direncanakan secara matang jauh-jauh hari. Rencana yang spesifik, terukur, bisa dilakukan dan terjadwal akan lebih baik, baik dari sisi sumberdaya manusia, dana, tempat dan waktu, (2) Penyelenggaraan event membutuhkan kekompakan, kepercayaan diri, koordinasi dan komando yang jelas, tidak cepat panic dan selalu berfikir dan bekerja untuk melayani. Dalam event, dimana pengorganisasian dilakukan dengan pengambilan keputusan yang cepat, semua sisi tersebut wajib dikelola dengan baik. 

Kiranya inilah yang bisa dideskripsikan terkait penyelenggaraan Olimpiade Nahwu Shorof Dan Lomba Baca Kitab yang telah terselenggara dengan baik. Dampak dari penyelenggaraan ini, tidak hanya akan dirasakan oleh Madrasah Muallimin Muallimat, tetapi juga oleh semua siswi yang terlibat dalam kepanitiaan. Minimal mereka telah menambah jam terbang dalam berorganisasi. Jam terbang berarti seberapa sering kita melakukan sesuatu. Semakin sering, tentunya semakin ahli kita dalam melakukan sesuatu tersebut. Practice makes perfect.
Bahwa orang-orang yang hebat itu sesungguhnya tidak lahir hebat. Mereka mengalami masa latihan yang cukup lama, 1000 jam atau 10 tahun atau bahkan 20 tahun. Ahli tidak hadir tiba-tiba. (ma)