Ilustrasi melakukan perencanaan

Muallimin Online,
Dalam belajar berorganisasi bagi siswa Muallimin Muallimat, baik di Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) atau di Keluarga Pelajar Madrasah Bahrul Ulum (KPM-BU), sebaiknya melakukan dengan senyata-nyatanya, dengan mengikuti alur pengelolaan (manajemen) organisasi, tidak asal kumpul dan melakukan kegiatan. Belajar berorganisasi yang paling baik, juga dengan mulai menjalankan atau mengelola organisasi. Tidak sibuk buka banyak literatur, kemudian menghafal teori dan cara-cara berorganisasi.

Keterampilan dalam mengelola organisasi akan meningkat seperti halnya keterampilan seorang pelukis yang akan meningkat, ketika dia terus melakukan praktek melukis. Setiap hari peningkatan keterampilannya tidak dirasakan sampai kemudian dia bisa menampilkan karya lukis yang sangat indah.

Organisasi adalah kumpulan orang. Mengelola (to manage) organisasi, karena itu, merupakan seni mengelola atau memanaj kumpulan orang yang memiliki mimpi atau gambaran masa depan (visi) yang sama. Cara untuk mencapai dan mewujudkan mimpi (visi) bersama inilah yang dikelola agar bisa berjalan dengan baik. Menyatukan, mengatur agar tidak terjadi benturan dan, mendorong secara bersama-sama.

Membuat Perencanaan Awal
Setelah mimpi (visi) dirumuskan secara bersama, selanjutnya adalah merencanakan bagaimana cara meraih dan mewujudkan mimpi (visi) tersebut. Visi adalah gambaran masa depan tentang sesuatu yang ideal bagi orang-orang yang gabung dalam otganisasi. Gambaran tersebut sangat jauh di depan, dan mungkin sampai orang-orang yang gabung dalam organisasi sudah meninggal dunia, gambaran tersebut belum tercapai. Namun. Gambaran ideal di masa depan tersebut bisa menjadi pendorong dan keyakinan (ideologi) yang bisa membangkitkan semangat untuk melakukan sesuatu. Ingat Pancasila sebagai visi organisasi negara. Perumusnya hampir semua sudah tidak ada.

Untuk meraih atau mewujudkan visi tersebut, maka secara bertahap dalam jangka waktu tertentu disusun tujuan-tujuan yang akan dicapai. Tujuan-tujuan ini disebut “tujuan strategis”. Misalnya dalam jangka waktu 3 tahunan atau 5 tahunan.

Untuk membuat dan menyusun tujuan-tujuan tersebut, maka pedoman-nya adalah:
1. Memperhatikan visi yang telah disusun
2. Melakukan analisis internal dan analisis eksternal dalam jangka waktu tertentu
3. Merumuskan/menyusun masalah-masalah (isu) yang sekarang dan akan terjadi dalam jangka waktu tertentu (masalah strategis)
4. Dari masalah (isu) strategis inilah kemudian disusun tujuan strategis (dalam jangka waktu tertentu).
5. Tujuan strategis ini bisa dua atau lebih tergantung dari analisis internal dan ekaternal yang dilakukan

Menyusun Program (Programming)
Setelah tujuan strategis (dalam jangka waktu tertentu) sudah disusun, maka dibuatlah indikator, yaitu sesuatu yang bisa dijadikan bukti permulaan jika tujuan startegis bisa dicapai. Jika tujuannya adalah untuk memperkuat organisasi, apa yang bisa dijadikan bukti permulaan organisasi kuat. Misalnya kemampuan pengurus meningkat.

Perlu diingat, indikator ini adalah untuk jangka waktu sesuai dengan jangka waktu masalah dan tujuan strategis. Jika tujuan strategis untuk jangka waktu 3 tahun, maka indikator disusun untuk 3 tahun.

Setelah menyusun rencana selama jangka waktu tertentu (3 tahun mislanya), maka selanjutnya adalah merinci keluaran (output) selama satu tahunan. Jika dalam indikator selama 3 tahun disebut pelatihan diikuti 30 orang misalnya, maka dalam output satu tahunan bisa dirinci menjadi 10 orang. Sehingga saat waktu sudah dilewati 3 tahun, maka akan menjadi 30 orang.

Dari output inilah disusun kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam satu tahun. Pengelompokan kegiatan-kegiatan ini, yang diturunkan dari tujuan strategis-indikator-output menjadi program selama satu tahun.

Kegiatan-kegiatan yang dikelompokkan dalam program disusun dalam matrik rencana kerja (workplan), yang terdiri dari program, kegiatan, penanggungjawab, jadwal waktu dan dana/biaya. Dari sini, kegiatan-kegiatan siap dilaksanakan, dan perencanaan sudah dicukupkan.

Ah.. Kok rumit ya.. Iya kalau diomongkan atau ditulis memang kelihatan rumit. Makanya, yang paling baik adalah dilakukan. Perencanaan yang baik adalah dilakukan, tidak diomongkan apa itu perencanaan. (ma)